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quinta-feira, 23 de setembro de 2010

SISTEMA DE BENCHMARKING ATRAVÉS DA INTERNET - SIMAP: HISTÓRICO, CARACTÉRÍSTICAS, BENEFÍCIOS E LIÇÕES APRENDIDAS

Marcos Albertin, Dmontier A. P. Jr., Vanina Macowski Durski Silva, Sérgio Adriano Loureiro

1. Introdução

Avaliação de desempenho e comparação das operações internas de uma empresa com as melhores práticas de outras popularizou-se a partir da década de 80, quando melhorias significativas no desempenho foram obtidas pela Hewlett-Packard e Xerox através estudos de benchmarking (CAMP,1989). Este interesse continua hoje, com projetos de benchmarking nacionais: Benchmarking Industrial, Benchstar (IEL-SC), Benchmarking Enxuto (UFSC-LSSP) e Portal do Benchmarking (EESC-USP), além de internacionais referenciados ao longo deste artigo.
Benchmarking é um processo contínuo de comparação de produtos, serviços e boas práticas empresariais entre concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes de mercado (DAMELIO, 1995). De acordo com Zhou & Benton Jr. (2007) estudos de benchmarking proporcionam vários benefícios às empresas, uma vez que: permitem que estas aprendam com as experiências de outras empresas; comparem seus níveis de desempenho aos da concorrência; e correlacionem estes níveis com os de suas atividades.
Normalmente os três maiores componentes de um estudo típico de benchmarking são: dados, métodos e mídia (JOHNSON et al., 2010). Dados são os índices-chave de performance, medidas ou critérios que descrevem um conjunto de comparáveis tecnologias, produtos e processos de gestão. Métodos analisam e transformam os dados coletados em informações úteis e, a mídia representa os canais pelos quais a informação é recolhida e os resultados são divulgados.
Tipicamente estes três componentes são abordados da seguinte maneira: dados são coletados através de entrevistas pessoais ou via telefone, email ou visitas técnicas; em seguida são agrupados, processados e analisados através de métodos estatísticos;  finalmente os resultados são divulgados através de relatórios e apresentações, que na maioria das vezes não atingem uma grande audiência.
Johnson et. al. (2010) afirmam que dificuldades inerentes a este tipo de estudo têm causas internas e externas. Dentre as causas internas destacam-se a falta de ferramentas ou indicadores adequados para análise das atividades desenvolvidas pelas empresas e o receio destas em  compartilhar informações com os concorrentes. O caminho para superar este problema é, muitas vezes,  obter informações sobre as empresas através fontes secundárias como associações de indústria, consulta a especialistas ou mesmo através de outras pesquisas (ANDERSEN et. al., 1999).
A principal dificuldade externa apontada pelos autores, é o levantamento de dados suficientes para garantir a confiança do estudo, uma vez que este pode ser dispendioso, demorado e difícil. Outra inconveniência apontada por Aragão Jr. (2009) é que muitas vezes os relatórios são divulgados ou chegam aos interessados quando suas informações já não são mais atuais ou revelantes.
Em decorrência dessas limitações pesquisadores têm desenvolvido e utilizado recentemente ferramentas computacionais de benchmarking baseadas na internet que permitem a coleta, o processamento e análise comparativa de dados online de forma automática e imediata.
Neste trabalho descrevemos as características, funcionalidades e capacidades de um sistema computacional baseado em software livre que permite a realização de estudos de benchmarking e monitoramento de arranjos produtivos (APs) em larga escala - SIMAP (Sistema de Monitoramento de Arranjos Produtivos).
Os APs são considerados aglomerados espaciais de empresas que colaboram e cooperam para alcançarem objetivos comuns. Entre eles destacam-se cluster, distritos industriais, cadeias de suprimentos, cadeia global de suprimento, redes de colaboração, entre outros.
Para proporcionar uma melhor compreensão da origem, características e aplicações da ferramenta desenvolvida, este artigo está estruturado em 5 seções, incluindo esta introdutória. A segunda seção apresenta a metodologia desta pesquisa; a terceira relata o histórico e o método de desenvolvimento do SIMAP. Na quarta seção são apresentados as características e funcionalidades da ferramenta e por fim, a última seção apresenta os resultados e lições aprendidas nos primeiros dois anos de aplicação e as conclusões desta pesquisa.

2. Metodologia do estudo

Para desenvolver uma ferramenta que permitisse monitorar o desenvolvimento e o desempenho dos APs, inicialmente se conduziu uma extensa pesquisa do estado da arte e da prática sobre os temas: arranjos produtivos,  benchmarking, sistemas de informação e software livre.
A pesquisa bibliográfica se deu em periódicos internacionais como Computers & Industrial Engineering, Computer in Industry, Journal of Operations Management entre outros.
Os APs de interesse da pesquisa foram então mapeados, devidamente desenhados e validados com especialistas de cada setor. Nesta atividade também foram realizadas visitas à empresários com notório conhecimento, a fim de participar da validação do mapeamento realizado.
Foram estudadas as principais ferramentas de sistema de informação em atividade capazes de coletar, processar e comparar dados através da internet, o que permitiu definir aspectos e critérios importantes a serem inseridos no sistema. Identificaram-se algumas soluções livres capazes de atender as necessidades requeridas para o desenvolvimento desta ferramenta, de forma a reduzir o esforço de desenvolvimento computacional e custos, optando-se pelas ferramentas LimeSurvey e phpESP.
Na próxima seção é descrito o histórico de desenvolvimento do SIMAP.

3. Histórico e método de desenvolvimento do SIMAP

3.1 Histórico
O método de desenvolvimento e expansão do SIMAP busca garantir a formação de uma grande base de dados de empresas através do benchmarking competitivo. O sistema computacional SIMAP foi projetado inicialmente com o intuito de analisar o seguinte problema que surgiu no ano de 2006: ¨Porque o volume de fornecimento das empresas cearenses para a empresa focal Lubnor – Petrobrás (Ceará) era de apenas 7%?¨. Esta questão fez parte do projeto “Programa de Mobilização da Indústria do Petróleo e Gás (PROMINP) cuja finalidade é aumentar o conteúdo nacional de fornecimento à Petrobrás.
Para que fosse possível uma resposta atualizada e dinâmica para qualquer empresa mapeou-se a cadeia produtiva do Petróleo e Gás e desenvolveu-se a primeira fase do SIMAP. Através do cadastro online, qualquer empresa se cadastra no sistema e analisa comparativamente seu desempenho, verificando quais são os seus gaps tecnológicos, ou seja, requisitos não atendidos para fornecimento à empresa focal e, também a média de desempenho dos concorrentes.
A figura 1 exemplifica o relatório do tipo gráfico de barras e médias gerado pelo SIMAP, onde  as barras mostram o desempenho da empresa cadastrada e o gráfico de sequência mostra a média de todas as outras que atuam no mesmo processo (elo), na mesma região ou país.

Figura 1- Relatório benchmark de barras e médias
A determinação dos requisitos mínimos ocorre através da consulta à empresa focal (líder), a órgãos reguladores ou consulta à especialistas. A diferença do desempenho em um critério e o requisito mínimou da empresa focal determinam as lacunas ou gaps. No SIMAP elas representam tecnologias de produto, processo ou gestão (métodos, boas práticas, ferramentas).
A figura 2 contempla a lógica de desenvolvimento e expansão do SIMAP com foco em APs nas suas diferentes formas.
                     
Figura 2 - Método de desenvolvimento e expansão do SIMAP
O mapeamento de um AP consiste na identificação dos elos e das relações inter-firmas existentes, considerando os atores principais de uma cadeia produtiva, tanto os de transformação (primária) como os de apoio (secundária). A abordagem utilizada para a realização do mapeamento de um AP constitui-se de: visitas preliminares a algumas empresas do setor, pesquisa bibliográfica, discussões com entidades de representação e consulta à especialistas etc. As informações obtidas geram uma versão inicial do AP que é validada por especialistas ou empresários na sua forma final.
Para identificar tecnologias necessárias para melhorar a integração da cadeia global de exportação e importação, no âmbito do Programa BRAGECRIM (Brazilian – German Collaborative Research Initiative on Manufacturing Technology) foi desenhada a cadeia global de exportação e importação e validada por especialistas das instituições de ensino da UFC, UFSC, BIBA-Alemanha e UNICAMP, co-autores deste trabalho. As tecnologias identificadas como necessárias para integração foram incorporadas no questionário do SIMAP no subsistema Gestão da Logística nos critérios fluxo de informação, material, financeiro, relacionamento na cadeia de suprimento e transações comerciais. Os requisitos mínimos esperados pelos pesquisadores da cadeia global são aqueles necessários para a integração dos planos de produção e logístico ao longo desta cadeia produtiva.
3.2. Método de desenvolvimento do SIMAP
Conforme descrito anteriormente, a programação do SIMAP é feita em software livre com ferramentas flexíveis o que o torna mais atrativo, uma vez que diferentes APs podem facilmente ser inseridos no sistema e analisados.
Aragão et al. (2009) observaram que as soluções computacionais disponíveis no mercado para cadeias de suprimentos são sistemas focados, predominantemente, nas relações comerciais. Seus recursos visam melhorar o fluxo de informação e comunicação do processo produtivo entre clientes e fornecedores (TREBILCOCK, 2008). Na tabela 1 são detalhadas as características de 4 (quatro) reconhecidas soluções computacionais existentes para gestão de cadeias produtivas.

Solução SCM
Características/ Recursos
SAP - SCM
Planejamento; Transação pedido;  Colaboração com Fornecedores e Clientes; Contrato com fabricantes.
ORACLE -
SCM
Aquisições avançadas; Logística e Transportes Gerenciamento de Transportes Gerenciamento do ciclo de vida do produtoe ativos; Indústria;  Recebimentos futuros.
INFOR – SCM
Desenho estratégico da rede; Planejamento da demanda, Distribuição, Montagem, Produção,Transporte e Logística, Depósito; Gerenciamento de Eventos e outros.
Manhattan
Associates  – SCM
Planejamento e Previsão; Otimização de Inventário; Gerenciamento do ciclo de vida dos transportes; Gerenciamento da distribuição; Plataforma de processos para a cadeia de suprimentos
Tabela 1 – Soluções existentes para Gestão de Cadeias Produtivas . Aragão et. al. (2009)
Além dessas, também foram analisados o Portal do Benchmarking (Oiko, 2007) e a  ferramenta para benchmarking desenvolvida na universidade de São Carlos,  onde se identificaram alguns critérios e aspectos importantes de segurança da informação, e a dificuldade de atração de empresas.
Para o desenvolvimento do SIMAP foram identificadas e adotadas ferramentas de software livre tais como LimeSurvey e phpESP.
O LimeSurvey é uma ferramenta para a criação e gestão de pesquisas online. Com o LimeSurvey pode-se criar diversos tipos de pesquisas como: multilinguagem, gerenciamento de usuários, criação de tokens, análises estatísticas iniciais através de relatórios de fácil exportação (LIMESURVEY;2009). Contando com uma comunidade online ativa, o LimeSurvey apresentou-se, até o momento, como uma solução interessante para o desenvolvimento e expansão do SIMAP.
O LimeSurvey é organizado por questionários, grupos, questões e respostas. Dentro de cada um dos níveis e subníveis de administração são disponibilizados, os seguintes recursos (LIMESURVEY;2009):
a)    Na administração da ferramenta pode ser realizado o controle de permissões, visualização de dados técnicos, backup do banco de dados, gerenciamento de rótulos para as questões, e administração dos modelos de questionários;
b)   Na administração dos questionários pode ser realizado a edição de dados gerais, teste do questionário completo, geração de versão para impressão, exclusão do questionário, exclusão de regras para o questionário, exportar os resultados, alterar a ordem de exibição dos grupos, administrar as respostas de cada questionário, e gerenciar os tokens de acesso ao questionário;
c)    Na administração de grupos pode ser realizado a alteração na ordem em que as questões aparecem dentro do grupo, remoção de um grupo, e alteração dos dados básicos de um grupo;
d)   Na administração das questões pode ser realizado: edição de informações básicas sobre a questão, eliminação de questão, duplicação de uma questão existente, criação de regras para a questão, teste da questão e administração das possíveis respostas desta questão (caso existam respostas predefinidas).

4. Características do SIMAP

Nesta sessão são descritas as características do SIMAP como abangência, estruturação e funcionalidades.  
O SIMAP foi construído conforme representado na figura 3. O benchmarking é realizado em 7 subsistemas, onde são agrupados os 46 critérios do questionário eletrônico. Os crítérios e os subsistemas estão descritos no anexo A. Cada crítério tem cinco níveis de desempenho que representam métodos, indicadores de entrada e saída, tecnologias de produto, processo e gestão caracterizando as melhores práticas de uma empresa de excelência.
A programação é flexível o suficiente para determinar para cada elo e para cada cadeia produtiva os requisitos mínimos para fornecimento a empresa focal, conforme apresentado na  figura 1. Isto permite, por exemplo, que uma empresa alemã possa verificar o seu atendimento ou não aos requisitos do mercado brasileiro e comparar o seu desempenho com as empresas brasileiras por Estado e por processo ou produto (ex. usinagem na cadeia produtiva metal mecânica). Outra aplicação possível é uma empresa acompanhar o desenvolvimento de seus fornecedores ao longo do tempo. Uma terceira aplicação seria dimensionar o impacto de um projeto de desenvolvimento setorial, como por exemplo, na cadeia têxtil e confecções comparando as médias de desempenho de suas empresas antes e depois do projeto.  Estas características metodológicas foram descritas no pedido de patente do SIMAP.

Figura 3 - Aplicação do SIMAP
Fonte: adaptado de Johnson et al. (2010)
Até o presente momento as seguintes cadeias foram mapeadas e permitem o benchmarking: Cadeia Produtiva do Asfalto, Biodiesel, Gás, Lubrificantes, Metal-mecânico (Naval, Linha Branca, Ind. Química, Automotiva e Componentes), Eletro-eletrônica, Calçados, Construção-civil, Têxtil e Confecções, Exportação e Importação, Refratários e de Alimentos e Bebidas.
Quando do preenchimento do questionário a empresa opta por uma cadeia produtiva, por exemplo, Eletro-eletrônica, ela deve identificar em qual elo (processo ou produto) ela atua, podendo ser, neste caso:
a)      Cadeia primária: Fontes, Componentes importados (chips, memórias, capacitores, resistores, LED´s), Montagem de placa, Placas (Single & Multi-layer), Montagem do Produto, &CM (Contract Manufacturing), OEM (Original Equipment Manufacturing), Componentes Nacionais, Gabinete Metálico, Fios, Cabos e chicotes, Gabinetes, Plásticos;
b)      Cadeia de Apoio: Moldes, Catálogos, Distribuidor, Embalagens, Transportadores, Certificação de produto e sistemas, Consultoria, Serviços de Tradução, e outros.
Uma empresa pode participar de uma ou mais cadeia produtiva e mais de um elo. O relatório de benchmarking pode ser extraído por elo e/ou por cadeia produtiva onde ela atua, comparando sempre com as médias de desempenho das outras empresas cadastradas.
A arquitetura do sistema, Figura 4, ilustra as principais características do SIMAP.

Figure 4 - Arquitetura do Sistema de Informação SIMAP Fonte: adaptado de Johnson et al. (2010)
É importante destacar que é objetivo da ferramenta desenvolver um ambiente colaborativo e cooperativo onde empresas podem compartilhar experiências e conhecimentos para melhorias de seus processos. Neste sentido foi desenvolvido uma enciclopédia eletrônica do tipo wikipédia onde são definidas e explicadas as boas práticas utilizadas neste benchmarking.
Além do relatório apresentado na figura 1 outras  duas ferramentas de relatório flexível permitem que diferentes análises comparativas sejam realizadas. O sistema permite a geração de gráficos customizáveis, capazes de dispor informações dos mais diferentes tipos. Os relatórios podem ser visualizados pela empresa, ou por alguém por ela delegada, logo ao final da atualização do questionário. Nestes relatórios apenas dados estatísticos são apresentados, de modo que informações individuais das empresas serão resguardadas.
Segurança e precisão dos dados são questões muito importantes no processo de benchmarking. O SIMAP objetiva ter um conjunto de dados de grande número de empresas de vários países. O acesso dos SIMAP para empresas e centros de pesquisa é livre, mas o acesso a qualquer banco de dados é altamente limitado. Qualquer empresa registrada pode analisar o seu desempenho e comparar com a média das outras.
No que diz respeito à precisão dos dados, enquanto a internet permite a coleta de dados de forma rápida e segura, os dados podem ser inseridos com erros, ou pode não representar um desempenho real. Isso aumenta a importância de conceber técnicas eficazes de filtragem de dados que permitem facilmente a identificação de erros. No SIMAP assegura-se a precisão dos dados através de estudos de correlação de critérios o que permite identificar dados suspeitos e, por análises de gráficos de desempenho realizadas por especialistas. Em caso de divergências a equipe tem autorização de realizar mudanças nas informações obtidas, comunicando a empresa o seu desempenho corrigido.
No website www.ot.ufc.br estão disponíveis instruções que permitem a qualquer empresa participar do SIMAP. Para tanto, a empresa solicita um código de acesso à pesquisa (token), que é enviado por email à empresa.  Logo após  preencher o questionário online, a empresa tem acesso aos relatórios de desempenho.
Através do CNPJ (cadastro nacional de pessoa jurídica) da empresa o sistema verifica se a empresa já está cadastrada e, neste caso, a solicitação para atualização dos dados deve ser feita por email.

5. Resultados e lições aprendidas

Através do desenvolvimento do sistema de informação (SIMAP) é possível medir o desempenho de uma empresa em várias cadeias produtivas. A análise pode ocorrer individualmente por empresa, em comparação com a média das demais empresas registradas em 7 (sete) sub-sistemas; por localização geográfica; por cadeia produtiva e, finalmente, por processo ou produto (elo).
Após dois anos de aplicação do SIMAP observam-se as seguintes lições aprendidas: benchmarking online atenua a dificuldade e custos na coleta de dados; análises online permitem aos gestores identificar estratégias de melhoria com base nas boas práticas do benchmark; análise off-line ajuda a identificar as tendências da indústria, as lacunas e acompanhamento
do impacto de projetos nos arranjos produtivos;  o SIMAP pode ser uma ferramenta para promover a competitividade local e regional, a inovação e o crescimento setorial.
Alguns exemplos de possíveis informações a serem extraídas dos relatórios do SIMAP: identificação de gargalos tecnológicos dos APs; identificação de elos com pouca representatividade em determinada região, Estado e cadeia produtiva; identificação do desempenho médio dos concorrentes em um determinado setor; monitoramento do desenvolvimento de uma cadeia produtiva ao longo do tempo; identificação das ações prioritárias de desenvolvimento; requisitos requeridos e não atendidos (principais gaps) e, impacto de ações e projetos de capacitação de fornecedores.
A coleta de dados, embora facilitada pela internet, ainda é uma tarefa difícil e diversos complicadores inibem a participação das empresas como desconhecimento da pesquisa, falta de tempo, desconfiança e descrédito. A pesquisa através de alunos universitários, realizando uma análise de posicionamento competitivo tem sido uma forma prática de coleta de dados. Até o momento o SIMAP possui 150 empresas cadastradas, do Brasil e Alemanha.
Para aumentar a atratividade desta ferramenta e sua coleta espontânea de dados o sistema tem sido aprimorado em várias fases, como: aumento de informações disponíveis as empresas através de relatórios flexíveis; cadastro automático online através de tokens; expansão do número de arranjos produtivos; programação e tradução da ferramenta SIMAP nos idiomas alemão e inglês para aplicação internacional; aumento do banco de dados com empresas alemãs e americanas; publicação em periódicos nacionais e internacionais para divulgação e criação de um espaço interativo de relações comerciais e extra-comerciais.
Como futuro resultado desejado, espera-se que a ferramenta possa ser melhor utilizada por empresas e centros de pesquisas, podendo gerar conhecimentos para realização de projetos cooperativos e colaborativos. Espera-se difundir o conceito da ferramenta às empresas, de modo que possam contribuir com o fornecimento de dados, para enriquecer as análises geradas.
Agradecimentos
Ao auxílio brasileiro do CNPq/Fapesc projeto nº 1.0810-00684, Pronex, e da Capes/Fundação de Pesquisa Alemã (DFG), projeto Bragecrim nº 2009-2.

Este paper foi apresentado no VI SIEP, 2010.

Referências

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